Oliver Riehl, Regional Vice President Sales bei NAVEX © NAVEX
Die Nutzung interner Hinweisgebersysteme steigt in Europa stetig. Es bleibt aber noch Luft nach oben für Unternehmen.
Steigende regulatorische Anforderungen, komplexe Organisationsstrukturen und neue Technologien verändern den Umgang mit Compliance in Österreichs Unternehmen zunehmend. Der Report "2026 Whistleblowing und Compliance in Europa - Datengestützte Einblicke und Benchmarks" des Risikomanagement-Anbieters NAVEX zeigt dabei eine klare Entwicklung: Die Nutzung interner Hinweisgebersysteme durch Unternehmen in Europa steigt seit Jahren stetig an. Oliver Riehl von NAVEX sieht vor diesem positiven Signal weitere Verbesserungsmöglichkeiten, insbesondere hinsichtlich des Vertrauens der Mitarbeitenden in Hinweisgeber-Tools, der Transparenz und der Geschwindigkeit, mit der Meldungen bearbeitet werden.
Compliance hat sich in den vergangenen Jahren grundlegend gewandelt: Was lange Zeit vor allem als regulatorische Pflicht verstanden wurde, entwickelt sich zunehmend zu einer zentralen Steuerungsfunktion innerhalb von Unternehmen. Themen wie Datenschutz, künstliche Intelligenz und regulatorische Anforderungen erhöhen dabei die Komplexität von Compliance-Prozessen und deren Umsetzung im Unternehmensalltag. Gleichzeitig investieren viele Unternehmen verstärkt in interne Richtlinien und digitale Meldesysteme. "In Österreich verfügen viele Organisationen heute bereits über die notwendigen Strukturen. Entscheidend ist nun, diese Systeme auch im Alltag wirksam zu verankern und Mitarbeitenden das Vertrauen zu geben, potenzielle Risiken frühzeitig anzusprechen", erklärt Oliver Riehl, Regional Vice President Sales bei NAVEX. Der Anbieter von Lösungen im Bereich Risk und Compliance unterstützt Unternehmen dabei, Compliance-Prozesse zentral zu steuern und interne Hinweisgebersysteme nachhaltig in Unternehmen zu etablieren.
Nutzung interner Meldesysteme steigt weiter
Die praktische Nutzung von Whistleblowing-Systemen rückt stärker in den Fokus. Seit Inkrafttreten des HinweisgeberInnenschutzgesetzes sind Unternehmen in Österreich ab 50 Mitarbeitenden verpflichtet, interne Meldekanäle einzurichten, über die mögliche Verstöße gemeldet werden können. Die strukturellen Voraussetzungen dafür sind damit geschaffen. Gleichzeitig zeigen die neuesten NAVEX-Daten, dass interne Hinweisgebersysteme in Europa von Unternehmen auch zunehmend genutzt werden: Während das mediane Meldungsvolumen im Jahr 2022 bei 0,53 Meldungen pro 100 Mitarbeiter lag, stieg dieser Wert bis 2025 auf 0,85. Im Vergleich zu Nordamerika, wo das Meldevolumen bei 1,86 Meldungen pro 100 Mitarbeitende liegt, reifen Nutzung und Akzeptanz von Whistleblowing in Europa weiter. "Niedrigere Melderaten sind kein Hinweis auf geringere Risiken im Unternehmen", erklärt Riehl. Für österreichische Unternehmen sieht der Experte deshalb vor allem eine zentrale Aufgabe: Vertrauen in interne Hinweissysteme weiter zu stärken und klar zu kommunizieren, dass Hinweise ernst genommen und professionell bearbeitet werden.
Anonymität - zwischen Schutz und Vertrauen
Ein weiterer zentraler Befund von NAVEX betrifft den Anteil an anonymen Meldungen: Im Median werden 58 Prozent der Meldungen in Unternehmen auf dem europäischen Festland anonym eingereicht. Für manche Mitarbeitende ist Anonymität eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass Meldungen überhaupt erst eingereicht werden. Gleichzeitig kann ein hoher Anteil anonymer Hinweise jedoch auch darauf hindeuten, dass Mitarbeiter mögliche negative Konsequenzen oder persönliche Nachteile befürchten. "Anonymität ist ein wichtiges Instrument, um Hemmschwellen abzubauen", erklärt Riehl und fügt hinzu: "Langfristig müssen Unternehmen jedoch weiter daran arbeiten, Vertrauen in ihre Unternehmenskultur aufzubauen." Für Unternehmen bedeutet dies, dass Whistleblowing-Systeme ihre volle Wirkung nicht allein durch technische Sicherheit entfalten können. Entscheidend ist, ob sie als zuverlässige und transparente Instrumente wahrgenommen werden und ob die Mitarbeiter darauf vertrauen, dass ihre Bedenken ernst genommen werden und sie vor Repressalien geschützt sind.
Bearbeitungszeiten als entscheidender Faktor
Neben der Frage, ob Hinweise überhaupt gemeldet werden, ist auch entscheidend, wie sie bearbeitet werden. Auf dem europäischen Festland ist die Medianzeit bis zum Abschluss eines Falles – 53 Tage – über mehrere Jahre hinweg generell konstant geblieben – trotz steigender Meldungszahlen. "Dies deutet darauf hin, dass die Unternehmen trotz einer höheren Fallzahl zumindest in der Lage sind, das Meldevolumen zu bewältigen", so Riehl. Für Organisationen ist dies jedoch mehr als eine operative Kennzahl: Langsame Prozesse und verzögerte Reaktionen erhöhen das Risiko, dass Probleme zu spät erkannt werden, außerhalb des Unternehmens eskalieren oder sich wiederholen. Gleichzeitig geht wertvolle Zeit verloren, in der Unternehmen aktiv gegensteuern können. "Außerdem könnten Mitarbeitende das Gefühl bekommen, dass ihre Vorwürfe nicht effizient aufgearbeitet werden, was wiederum ihr Vertrauen in solche Systeme schwächt", warnt der Experte. Zeit sei im Risikomanagement daher ein entscheidender Faktor, wie Riehl ausführt: "Je schneller Hinweise geprüft und eingeordnet werden, desto besser können Unternehmen Risiken bewerten und geeignete Maßnahmen setzen."
Mehr Transparenz als Teil von Compliance
Vor diesem Hintergrund verändert sich auch der Blick auf interne Meldesysteme. Unternehmen profitieren nicht von möglichst wenigen Meldungen, sondern von mehr Transparenz und einer stärkeren Nutzung aller internen Berichtsmechanismen. Hinweise liefern wichtige Informationen über potenzielle Risiken, strukturelle Schwachstellen und operative Herausforderungen. "Organisationen, die Hinweise systematisch auswerten und in ihre Prozesse integrieren, schaffen eine wichtige Grundlage für fundierte Entscheidungen", so Riehl. Gleichzeitig wächst die zugrunde liegende NAVEX EthicsPoint-Datenbank stetig weiter: Mit weltweit mehr als 2,37 Millionen ausgewerteten Fällen zeigt die neuste NAVEX-Analyse, dass Whistleblowing-Systeme heute zunehmend als integraler Bestandteil moderner Risiko- und Compliance-Strategien verstanden werden.
Der Report "2026 Whistleblowing und Compliance in Europa - Datengestützte Einblicke und Benchmarks" kann hier eingesehen werden. (red.)