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Technologie muss sich an die „DNA“ eines Unternehmens und an die Besonderheiten seiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anpassen – und nicht umgekehrt. © CC0 - pixabay.com

Maßgeschneiderte Lösungen statt Software von der Stange

Die PKE Holding AG, die auf Sicherheitstechnik, Kommunikationstechnik, Medientechnik, Verkehrstechnik, Facility-Management, Building-Systems und Parking Systems spezialisiert ist, hat sich in den letzten Jahren von einem mittelständischen Unternehmen zu einem Konzern mit mehr als 1.200 MitarbeiterInnen und einem jährlichen Umsatzvolumen von 220 Millionen Euro entwickelt. Die Konzernzentrale ist in Wien, Tochterunternehmen und Niederlassungen finden sich in der DACH-Region, in den Wachstumsmärkten von Mittel- und Osteuropa sowie in den Ver­einigten Arabischen Emiraten.

Das in die Jahre gekommene Intranet konnte mit dem raschen Wachstum und der zunehmenden Internationalisierung der PKE Holding nicht mithalten. Einerseits war die ursprüngliche Plattform auf die Zentrale in Wien beschränkt, andererseits wurde sie nur mäßig gewartet, sodass vor allem neue Mitarbeiter es etwas schwer hatten, die für den Arbeitsalltag wichtigen Inhalte zu finden. Es wurde Zeit für eine Lösung auf dem neuesten Stand der Technik. Besonders wichtig bei der Umstellung waren die personalisierte Verteilung von konzernübergreifenden News und die maßgeschneiderte Darstellung von relevanten Informationen.

Der User im Mittelpunkt
Der Wechsel auf ein neues System ist für die MitarbeiterInnen meistens eine große Herausforderung. Besonders dann, wenn ihre Bedürfnisse nicht mitbedacht werden. Denn eigentlich haben WissensarbeiterInnen keine Angst vor Veränderungen – im Gegenteil: Sie begrüßen mehrheitlich den Einsatz von digitalen Prozessen in ihrem Arbeitsalltag. Denn heute verbringen sie durchschnittlich bis zu 25 Stunden pro Woche mit repetitiven Tätigkeiten. Laufen diese nicht nach Plan, führt dies zudem häufig zu unnötigen Überstunden oder der Verzögerung von Projekten. Daher werden Technologien wie Automatisierung und künstliche Intelligenz willkommen geheißen, die Aufgaben ohne Wertschöpfung übernehmen können. Das hat beispielsweise die aktuelle Adobe-Studie „Digital Workplace – wie Technologie unseren Arbeitsplatz verändert“ herausgefunden.

Um allerdings eine möglichst hohe Akzeptanz seitens der MitarbeiterInnen zu erreichen beziehungsweise die vorhandene Aufgeschlossenheit nicht künstlich zu torpedieren, braucht es einen Lösungspartner, der die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens genau versteht und auch umsetzen kann. „Wir haben uns zahlreiche Lösungen und Anbieter angesehen“, sagt Ing. Marcus Serringer, der als Assistent des Vorstands bei PKE für den schrittweisen Aufbau des digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft verantwortlich zeichnet. „Letztendlich hat die Firma HATAHET den Zuschlag erhalten, weil sie für das, was wir planen, der kompetenteste Partner ist. Das Team rund um Geschäftsführer Nahed Hatahet hat sich genau darüber informiert, was unser Need war, und ist nicht wie andere Anbieter mit einem fertigen Produkt gekommen, das nicht unserer Aufgabenstellung entsprochen hat.“

Das konkrete Ziel von PKE war es, das alte, auf Microsoft SharePoint 2010 basierende klassische Intranet durch ein modernes Intranet der Zukunft auf Basis von SharePoint 2016 zu ersetzen. Die personalisierte Verteilung von konzernüber­greifenden News und die maßgeschneiderte Darstellung von relevanten Informationen wurde mithilfe des „HATAHET Following Prinzips“ umgesetzt. „Ein zentraler Baustein der Lösung ist eine mehrsprachige Kommunikationsplattform, auf der der Vorstand und die Geschäftsführungen Informationen in Richtung Mitarbeiter tragen können – und das konzernweit. Zudem sollte es die Möglichkeit geben, dass die Geschäftsführer einer Landesorganisation zum Beispiel nur ihre eigenen Mitarbeiter informieren“, beschreibt Serringer die Grundanforderungen.

Eine Besonderheit bei PKE ist, dass ein Mitarbeiter nicht wie üblich einer einzigen Organisationsstruktur zugewiesen ist und in dieser arbeitet, sondern auch für mehrere Konzern-Units tätig sein kann. Dies im Active Directory abzubilden, ist eine echte Herausforderung. „Wir haben gemeinsam mit HATAHET ein elegantes Konzept entwickelt, bei dem ein User, wenn notwendig, mehrere Share­Point-Gruppen zugewiesen bekommt. Dadurch kann er flexibel wechseln – und das mit demselben Login.“ Eine weitere Anforderung von PKE war, den „Digital Workplace“, der Inhalt einer weiteren Ausbaustufe sein wird, bereits im Grundkonzept zu verankern. Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft soll unter anderem mit Kollaborationsmöglich­keiten realisiert werden, mit denen die Mitarbeiter untereinander, etwa in internationalen Projektteams oder Fachgruppen, kommunizieren sowie Informationen und Dokumente austauschen können. Die Firma HATAHET hat diese Aufgabe so gelöst, indem sie die Architektur modulartig designt und damit die Ausbaufähigkeit sichergestellt hat.

Usability und internes Marketing
Ein Schlüssel zum erfolgreichen Projektverlauf war die konsequente Orientierung an den Bedürfnissen der User. Neben den personalisierten Navigationselementen, die auf Basis des zugewiesenen User-Standorts die relevanten Informationen für den Benutzer anzeigen, ist es möglich, eigene Subsites anzulegen, auf denen man den eigenen Bereich präsentieren bzw. bereichsspezifische Informationen veröffent­lichen kann. Dabei wurde auch auf eine hohe Usability Wert gelegt.

Um eine möglichst hohe Akzeptanz der Lösung zu erreichen, hat Marcus Serringer zudem sehr bald nach Projektbeginn interne Marketingmaßnahmen gesetzt – ein Schritt, der für das Gelingen unbedingt notwendig ist. „Wir haben früh begonnen, bestimmte Key-User in die Entscheidungsfindung einzubinden sowie Niederlassungs- und Bereichsleiter über die neuen Möglichkeiten zu informieren. Ein Einführungsvideo von HATAHET dient dazu, den Einstieg in das System möglichst einfach zu machen und den Schulungsaufwand zu reduzieren.“

Für die Zukunft gerüstet
Der PKE Holding AG steht heute ein modernes Intranet zur Verfügung, das bereits alle Voraus­setzungen für den Digital Workplace in sich trägt. Dank der intelligenten, modularen Architektur der HATAHET-Lösung konnten die weiteren Schritte in Richtung eines digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft bereits im Grundkonzept verankert werden. So sollen in einer Ausbaustufe Kollaborationsmöglichkeiten realisiert werden, mit deren Hilfe die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen untereinander, etwa in internationalen Projektteams oder in Fachgruppen, kommunizieren sowie Informationen und Dokumente austauschen können.

Bereits heute, nach Abschluss der ersten Phase, zeigt sich Marcus Serringer sehr zufrieden: „Dank der Unterstützung durch HATAHET haben wir nun endlich einen personalisierten Zugang zur Informationswelt der PKE.“

Der Transformationsexperte Nahed Hatahet, der Geschäftsführer von HATAHET productivity solutions, ergänzt: „Das spannende Projekt bei PKE, das auf unserer Seite von Alexander Grill geleitet wurde, zeigt wieder einmal, wie wichtig es ist, dass sich die Technologie an die ‚DNA‘ eines Unternehmens und an die Besonderheiten seiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anpasst und nicht umgekehrt.“ (red.)